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レンタルサーバー関連の書類は大切に保管しましょう

ホームページをはじめインターネットに関わることは、

英語が多く使われてわかりにくいですね。

また、日本語だというのに何が書かれているのかさっぱりかわらないです。

Web業界に関わる人間としては、このわかりにくさなんとかしたいと思っているのですが。。。


●送られてきた書類はすべて保管

トラブルが多いのは、レンタルサーバーです。

レンタルサーバーをご契約されると、「設定情報」などと書かれた書類が届きます。

たいていは紙の書類で郵送されてきます。

場合によっては、電子メール経由かもしれません。


この書類が非常に重要なので、必ず大切に保管しておいてくださいね。

電子メールで送られてきたら、プリンタで印刷して保管することをお勧めします。
パソコンが壊れて、データを失ってしまうことも考えられますから。

この書類には、「コントロールパネル」「FTP」などと記載され、

IDとパスワードが書かれています。

この情報が非常に重要で、

第三者が入手できると、勝手にホームページを書き替えることができます。

こんなに重要な情報なのに、年月がたつとわからなくなることが結構あります。

ホームページの担当者さんが退職されて引き継がれなかった、

そもそもそのような説明をされなかった、

管理していた会社と連絡が取れなくなった

など、わからなくなる理由はさまざまです。

でも、この情報がわからないと、

ホームページを更新したり、

別のレンタルサーバーに移すことができなので、

やっかいな問題になることがあります。


書類さえあれば、私たちホームページ会社が情報を探すことができます。

送られてきたものは、すべて保管しておいてください。

ファイリング


●IDとパスワードの管理方法は経営者が決める

パソコンがあまりお得意ではない場合、

レンタルサーバーやホームページは、

すべて社員さんや外部の会社に任せたいかもしれません。

パソコンを使い出すと、IDとパスワードがどんどん増えて、

わけがわからなくなる場合もあります。


業務に関わる、ホームページやレンタルサーバーなどの場合は、

何がどのIDとパスワードであるか、

また、誰がどのように管理するかは、

経営者が決めるとよいと私は思います。


土地や建物の権利書や、貯金通帳、取引契約書であれば、

大切に保管されていると思います。

私はそれと同じくらい大切に、

レンタルサーバー、ホームページ更新プログラム(CMS)、ECショップなどの情報を

管理してもよいと思っています。

パソコンに関する情報は、電子データで渡されることが多く、

目に見えない分、所有意識が薄くなってしまうのかなと思います。

それでも、これらの情報がなくなると、

ビジネスに支障を来たしてしまうこともあります。

ですから、経営者が関わっていただきたいと思うのです。


===========

うちの会社はわかりやすく説明しているか、

きちんと説明しているか、

再度、スタッフ全員で確認しようと、このブログを書きながら

自問自答をしました。

100%しています。少なくとも、全力でそうしようと努力しています。

といえるように、スタッフ全員でどのように説明したらよいか考えます。
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